Como emitir nota fiscal eletrônica

Cada produto comercializado pela empresa precisa estar registrado em nota fiscal. É dessa forma que o consegue realizar a tributação correta dos impostos (ICMS e IPI).

Por meio da emissão de nota fiscal eletrônica para a Secretaria Estadual de Fazenda (SEFAZ), é possível ter acesso às informações fiscais das empresas contribuintes. Após a tributação estadual, os dados são enviadas para a Receita Federal.

Com a modernização desse processo, realizar a emissão de notas fiscais ficou muito mais simples.  

Vantagens da mudança para nota fiscal eletrônica

• Emissão pela internet em poucos cliques

   

   

• Otimização de tempo  
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  Redução dos gastos com impressão

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  Menos gastos com armazenamento de notas fiscais (papel é opcional)

• Documento fiscal de credibilidade e autenticidade jurídica
• Diminui as chances de sonegação fiscal

Como realizar a emissão de NF-e

Tenha uma assinatura fiscal

Antes de emitir qualquer tipo de nota fiscal eletrônica, sua empresa precisa de uma assinatura digital. É ela que garante a validade jurídica das informações e comprova autenticidade do documento.

Sem esse certificado digital não é possível enviar a NF-e para o site da Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz). Ele pode ser adquirido em instituições que são autorizadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O procedimento costuma ser rápido.

A dica para pagar menos na assinatura digital é procurar a Junta Comercial do seu estado. Mas, o ideal é pesquisar antes para encontrar o melhor custo/benefício para sua organização.  

Cadastro no SEFAZ

O segundo passo para a emitir nota fiscal pela internet é se cadastrar na Secretaria da Fazenda do estado que sua empresa é sediada. Costuma ser um processo simples, mas caso tenha alguma dúvida, a recomendação é procurar um contador de confiança.  

Uma dica para não ter problemas com o Fisco é se credenciar primeiramente na modalidade ‘Em homologação’. Dessa forma, a nota fiscal não será emitida oficialmente.

Só depois que você estiver totalmente por dentro do processo de emissão pela internet é que você deve mudar para a modalidade ‘Em produção’. Só a partir dessa mudança é que a NF-e será oficialmente emitida.

Software para facilitar

A emissão da nota fiscal eletrônica para o site do Sefaz nem sempre é simples como parece. Quem conta apenas com o sistema do órgão precisa de paciência. As empresas que emitem um volume alto de NF-e precisam digitar todos os dados em cada nota. O resultado é muito trabalho e até horas extras da equipe.

Uma dica para otimizar tempo é fazer uso de um software para emissão de NF-e  da sua empresa. O VHSYS, que é um sistema de gestão online bem completo, permite ao usuário fazer o preenchimento automático e exportar arquivos de outros formatos para XML, entre outros recursos que simplificam bastante a vida dos empresários.

Esse tipo de programa é inclusive recomendado pela Secretaria de Fazenda de São Paulo. Além de tornar o processo muito mais rápido, será uma necessidade a partir de janeiro de 2017. Isso porque o sistema do governo deixará de ser atualizado.

Arquive suas notas ficais eletrônicas

Após fazer a emissão de cada NF-e, é importante mantê-las armazenadas já que é obrigação legal. Uma das vantagens da emissão eletrônica é facilitar o arquivamento desses documentos fiscais.

Basta salvar o arquivo digital. Dessa forma, a impressão é opcional, o que reduz custos para a empresa e dispensa o arquivamento físico.

Quem usa o sistema VHSYS, por exemplo, tem acesso a essas informações, a qualquer momento e de onde estiver, devido a tecnologia na nuvem. Basta ter conexão com a internet e algum dispositivo móvel ou computador para isso.